Rembourser les dépenses des employés et des bénévoles sans erreur fiscale

À jour au 11 octobre 2026. Cet article informe ; il ne remplace pas un avis juridique.

Déplacements, fournitures, repas lors d'un événement : vos employés et vos bénévoles avancent souvent de l'argent pour l'organisme. Bien les rembourser évite qu'un montant devienne imposable par erreur, simplifie la vérification de vos états financiers et montre à votre équipe que son engagement est respecté.

Qui fixe les règles

L'Agence du revenu du Canada (ARC) fixe les règles fiscales fédérales partout au Canada, et elle administre aussi l'impôt provincial ou territorial dans toutes les provinces et tous les territoires sauf le Québec. Au Québec, Revenu Québec applique en plus ses propres règles, très proches de celles de l'ARC. Un organisme qui paie des employés au Québec suit donc les deux.

Trois façons de payer

L'ARC distingue trois types de paiements :

• le remboursement : vous remboursez des montants réellement dépensés pour l'organisme ; la personne remplit une demande de remboursement avec ses pièces ;
• l'allocation : un montant versé sans que la personne ait à rendre compte de son utilisation ;
• l'avance comptable : un montant remis avant la dépense ; la personne fournit ses pièces et rend ce qu'elle n'a pas dépensé.

Un remboursement de dépenses réellement engagées pour l'organisme, appuyé de pièces, n'est en règle générale pas un avantage imposable. Une allocation, elle, peut l'être selon sa forme.

L'utilisation du véhicule personnel

Le principe

Les déplacements faits pour le travail entre deux lieux de travail, ou vers un client, sont des déplacements d'affaires. Le trajet entre la maison et le lieu de travail habituel est en général un déplacement personnel : son remboursement est imposable.

L'allocation raisonnable au kilomètre

Selon l'ARC, une allocation fondée sur les taux prévus à l'article 7306 du Règlement de l'impôt sur le revenu est en général considérée comme raisonnable. Pour 2026, ces taux sont de 0,73 $ le kilomètre pour les 5 000 premiers kilomètres et de 0,67 $ ensuite dans les provinces, et de 0,77 $ et 0,71 $ dans les territoires (source : ARC, page consultée le 11 octobre 2026). Le type de véhicule ou les conditions de conduite peuvent justifier un taux différent.

L'allocation devient imposable notamment si :

• elle est forfaitaire et ne dépend pas du nombre de kilomètres parcourus ;
• elle combine un forfait et un taux au kilomètre pour la même utilisation ;
• le taux n'est pas raisonnable, trop haut ou trop bas ;
• vous remboursez aussi les frais du même véhicule (sauf l'assurance d'affaires supplémentaire, les péages et les traversiers, s'ils ne sont pas compris dans l'allocation).

Demandez un registre des kilomètres : date, destination et motif de chaque déplacement. Sans registre, l'allocation est en général imposable.

Deux exemples

• Taux au kilomètre : une intervenante d'un organisme de la Saskatchewan parcourt 6 000 km pour visiter des familles en 2026. Avec les taux de l'ARC, l'allocation est de 5 000 km × 0,73 $ + 1 000 km × 0,67 $, soit 4 320 $. Elle tient un registre : l'allocation est en règle générale non imposable.
• Forfait : l'ARC donne l'exemple d'une allocation mensuelle fixe de 600 $, versée peu importe la distance parcourue. Elle n'est pas calculée selon les kilomètres : elle est imposable et s'ajoute au revenu d'emploi.

Ce que doit contenir une demande de remboursement

Une demande complète se vérifie en quelques secondes :

• le nom de la personne et la date de la demande ;
• la date, le montant et la nature de chaque dépense ;
• le lien avec une activité ou un projet de l'organisme ;
• les reçus détaillés, ou le registre des kilomètres ;
• l'approbation, datée, de la personne autorisée.

Au Québec

Revenu Québec considère comme raisonnable, en règle générale, le taux qu'un employeur peut déduire selon la législation fiscale québécoise. Un taux qui ne couvre pas les dépenses de l'employé n'est pas raisonnable. Une allocation non imposable n'est pas inscrite au relevé 1.

Les bénévoles

Un bénévole n'est pas un employé, mais il engage parfois des frais pour l'organisme. Rembourser sur pièces des dépenses réelles reste la méthode la plus sûre. Un montant fixe versé sans lien avec des dépenses réelles peut ressembler à une rémunération : faites-le valider par votre comptable.

Le bénévole qui renonce à son remboursement

Si votre organisme est un organisme de bienfaisance enregistré, l'ARC permet de remettre un reçu officiel de don, à certaines conditions :

• le bénévole doit avoir un droit au remboursement pour une dépense engagée pour l'organisme ; on ne peut pas simplement remettre un reçu au lieu de rembourser ;
• la méthode recommandée : l'organisme rembourse le bénévole, puis celui-ci redonne volontairement un montant égal ou moindre (échange de chèques), ce qui laisse une trace claire ;
• autre possibilité : traiter le droit au remboursement comme un don autre qu'en espèces, avec une directive écrite du bénévole qui confirme ce droit et demande un reçu au lieu du remboursement ; le montant est alors déclaré dans la déclaration T3010 comme revenu et comme dépense ;
• le temps et les services donnés ne sont pas des biens : ils ne donnent jamais droit à un reçu.

L'ARC recommande aussi d'avoir une politique de remboursement des bénévoles qui précise les dépenses admissibles et les pièces exigées.

Les bonnes pratiques

1. Adoptez une politique écrite : dépenses admissibles, plafonds, taux au kilomètre, approbations.
2. Exigez les pièces justificatives : reçus détaillés et registre des kilomètres.
3. Fixez un délai pour soumettre les demandes et un délai pour rembourser.
4. Séparez les rôles : la personne qui approuve n'est pas celle qui est remboursée.
5. Conservez les pièces avec la demande, pour la vérification et pour l'ARC ou Revenu Québec.
6. Revoyez vos taux chaque année, quand l'ARC publie les nouveaux.
7. Présentez la politique à l'embauche et à l'orientation des bénévoles : chacun sait ce qui est remboursé avant de dépenser, et les demandes arrivent complètes du premier coup.

Ce que Samwell fait pour vous

• Les demandes de remboursement de dépenses avec photo des reçus, pour les employés et les bénévoles.
• Un circuit d'approbation selon votre politique, où personne n'approuve sa propre demande.
• Les pièces conservées avec chaque demande, prêtes pour la vérification.

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