Toutes les fonctionnalités
Un seul outil pour l’équipe, les bénévoles et le conseil d’administration, tout compris dans le forfait.
Équipes
Dossiers du personnel
Un dossier complet pour chaque personne, à jour sans effort.
- Fiche de chaque personne : coordonnées, contrats, postes, documents, avec ce que chacun a le droit de voir
- Invitation en un clic, chacun complète son profil
- Orientation et passation : parcours d’accueil, départs, transfert des dossiers
- Carte de l’organisme : qui fait quoi
- Rôles sur mesure : direction, RH, comptabilité, coordination, CA
Recrutement
Des offres conformes, publiées en quelques minutes.
- Affichage de poste généré en français et en anglais, modifiable
- Exigences d’affichage de la province vérifiées : salaire, historique de salaire, langue
- Page carrière de l’organisme et diffusion sur le Carrefour emploi de Samwell
- Candidatures en ligne, confirmées par courriel, avec CV
- Comité de sélection, entrevues, avis aux candidats et relais aux RH
Bénévoles
Vos bénévoles sont au cœur de la mission ; leur gestion devient simple.
- Programmation des quarts et confirmation des présences
- Chaque bénévole voit seulement sa programmation
- Couverture des quarts visible d’un coup d’œil
- Formations et vérifications suivies, avec rappels
- Les bénévoles ne sont jamais facturés
Temps, paie et avantages
Congés, temps et paie
De la feuille de temps au dépôt, sans ressaisie.
- Feuilles de temps et approbation par la personne responsable
- Congés et absences selon les règles de la juridiction de chaque personne
- Paie : calculs proposés, vérifiés par vous, indemnité de vacances et jours fériés
- Rappels des remises aux gouvernements
- Feuillets T4 et T4A et relevés d’emploi (RE) produits par la paie
- Au Québec : impôt du Québec, RRQ et RQAP calculés, montants du relevé 1 prêts ; la production du RL-1 officiel attend l’autorisation de Revenu Québec
- Avantages sociaux suivis par personne
Remboursements
Fini les reçus perdus et les tableurs de kilométrage.
- Demande avec photo du reçu, depuis le téléphone
- Lien sans compte pour un bénévole ou une personne de l’extérieur
- Approbation par la personne responsable et suivi jusqu’au paiement
- Pièces classées pour la vérification comptable
Coordination et communication
Activités, canaux et salles
Toute l’équipe sur la même longueur d’onde.
- Activités et projets, avec responsables et échéances
- Canaux de discussion par équipe ou par projet
- Réservation des salles et du matériel
- Calendrier de l’équipe : absences, anniversaires, fériés et événements
- Liste « À faire » qui rassemble ce qui vous attend
- Sondages auprès de l’équipe
Gouvernance et stratégie
Espace du CA et décisions
Un CA mieux informé, des décisions suivies.
- Espace du CA : documents à lire, avec confirmation de lecture
- Votes électroniques entre les réunions
- Suivi des décisions : porteurs, état, échéances
- Membres et assemblées générales annuelles
- Plan stratégique, indicateurs et rapports mensuels
Conformité et confidentialité
Les obligations de votre province, sans veille juridique de votre côté.
- Formations obligatoires selon la province ou le territoire, avec rappels avant l’échéance
- Registre des renseignements personnels et demandes d’accès
- Journal des accès et des modifications
- Export complet de vos données en tout temps
- Les calculs légaux sont des propositions : vous acceptez ou modifiez, la source est citée
Opérations et finances
Budgets, dons et abonnements
Des chiffres prêts quand les bailleurs de fonds les demandent.
- Budgets et suivi des dépenses
- Dons, donateurs et reçus officiels
- Reddition de comptes aux bailleurs de fonds
- Abonnements de l’organisme : coûts et renouvellements
- Dossier de vérification : pièces classées par mois, prêtes à transmettre
Dans tous les modules
Sécurité et accès
Simple pour l’équipe, solide pour vos données.
- Connexion par Face ID, empreinte, mot de passe ou code par courriel
- Double authentification pour tout le monde, sans exception
- Base de données hébergée au Canada
- Recherche globale et création rapide au clavier
- Interface en français et en anglais, mode sombre, texte agrandi et contraste élevé
Une question sur une fonctionnalité ?
Demandez une démo : nous vous montrons les modules qui comptent pour votre organisme.