Les remboursements de dépenses, du reçu au paiement
Une photo du reçu suffit. La personne responsable approuve, et chacun suit sa demande jusqu’au paiement.
Ce que vous gagnez
- Fini les reçus perdus et les tableurs de kilométrage
- Les bénévoles se font rembourser sans créer de compte
- Moins de relances : les justificatifs manquants sont signalés
- Une comptabilité prête : export CSV, générique ou QuickBooks
Ce que fait Samwell
- Reçu en photo ou en PDF, depuis le téléphone
- Kilométrage calculé au taux fixé par l’organisme
- Lien à usage unique, sans compte, pour un bénévole ou une personne de l’extérieur
- Approbation par la personne responsable ; personne n’approuve sa propre demande
- Suivi jusqu’au paiement, avec la paie ou à part
- Export comptable en CSV, générique ou QuickBooks
Questions fréquentes
Un bénévole peut-il se faire rembourser sans compte ?
Oui. Vous lui envoyez un lien à usage unique, valable pour une durée limitée. Il y joint son reçu, et le remboursement lui est versé à part, par virement Interac ou par chèque.
Quel taux de kilométrage utiliser ?
Celui de votre organisme : vous le fixez dans les réglages, Samwell n’en impose aucun. Notre guide explique les règles de l’ARC et de Revenu Québec.
Le remboursement peut-il passer par la paie ?
Oui, pour un employé : il est versé avec la paie, sans être imposé ni assuré. Un bénévole est toujours remboursé à part.
Comment préparer la vérification comptable ?
Chaque reçu reste joint à sa demande, et chaque paiement garde sa date et sa référence. L’export comptable, en CSV générique ou QuickBooks, reprend vos remboursements.
Voyez ce module avec vos propres cas
Une démonstration de 30 minutes, adaptée à votre organisme et à votre province ou territoire. Sans engagement.